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Gestion des stocks

Lorsque votre activité implique des achats de matières premières ou de marchandises qui peuvent être stockées en vue d’être transformées ou revendues en l’état, Evaltonbiz va calculer automatiquement pour vous les niveaux de stocks prévisionnels en fonction de vos hypothèses d’achats et de ventes.

Nous vous présentons dans cet article comment cela fonctionne et la marche à suivre pour assurer la cohérence de vos saisies et du résultat obtenu.

Le fonctionnement des stocks en comptabilité

Sans entrer ici dans le détail des postes comptables en jeu, il est important de comprendre et retenir quelques notions simples sur la traduction comptable des opérations relatives aux stocks.

Les niveaux de stocks vont évoluer au fil des achats et des ventes :

  1. Les achats permettent de constituer ou d’augmenter le stock
  2. Les ventes viennent puiser dans le stock constitué. On dit qu’elles consomment le stock.

Comptablement, les impacts sont les suivants :

  1. A chaque achat, la valeur du stock augmente. Celle-ci apparaît au niveau du bilan qui donne la vision patrimoniale de l’entreprise. Le stock fait partie des actifs de l’entreprise.
  2. A chaque vente, la valeur du stock diminue (puisqu’il est consommé), et le compte de résultat va évoluer à deux niveaux :
    • Le premier est bien sûr le chiffre d’affaires correspondant aux ventes.
    • Le second correspond aux charges liées au chiffre d’affaires, soit à la consommation du stock liée aux ventes. Autrement dit, le coût d’achat des marchandises ou des matières premières.

En résumé, dans le cas d’un achat de marchandises ou de matières premières stockées, une charge d’exploitation apparaît en compte de résultat au moment où ces marchandises ou matières premières sont consommées pour entrer dans le cycle de production ou de vente, et non au moment de l’achat.
Autrement dit, c’est au moment où les marchandises ou matières premières sont dé-stockées, pour être vendues ou bien transformées, qu’une charge est comptabilisée, et non au moment où elles sont stockées.

Comment modéliser les stocks dans Evaltonbiz ?

Vous allez pouvoir agir sur le niveau des stocks prévisionnels au moyen de 3 paramètres :

  1. Le montant des achats et leur nature stockée ou non stockée ;
  2. Le montant des ventes ;
  3. Le niveau de consommation des stocks, via le taux de marge brute (pour les matières premières) ou le taux de marge commerciale (pour les marchandises) à saisir sur les hypothèses de ventes.
Pour cela, vous devez avoir activé le mode de gestion avancée des stocks : menu PARAMÈTRES > Paramètres avancés :
gestion avancee stocks

Quelles catégories d’hypothèses utiliser ?

Chaque type de stock, matières premières ou marchandises, est relié à des catégories de ventes et d’achats spécifiques :

Pour les activités de négoce (revente de biens et d’articles en l’état, sans transformation) : utilisez les catégories ventes de marchandises et achats de marchandises, qui vont jouer sur le stock de marchandises.

Bloc Ventes de marchandises
Bloc Achats de marchandises

Pour les activités de production (vente de produits impliquant une étape de fabrication ou de transformation) : utilisez les catégories ventes de produits et achats de matières premières, qui vont jouer sur le stock de matières premières.

Bloc Ventes de produits
Bloc Achats de matières premières

Veillez donc bien à associer les bonnes catégories d’hypothèses ensemble. Par exemple, si vous combinez des achats de marchandises à des ventes de produits cela conduira à un résultat inadéquat.

Règle de calcul des stocks prévisionnels

Le calcul des stocks prévisionnels mensuels se fait selon une règle simple :

Stocks du mois M = Stocks du mois M-1 + Entrées au cours du mois M – Sorties au cours du mois M.

Les entrées en stocks correspondent directement aux achats d’approvisionnements stockés.
Ainsi si vous saisissez une hypothèse d’achats de 110€ de marchandises stockées au mois de mars 2021, le stock de marchandises augmentera de 110€ en mars 2021.

Les sorties de stocks sont égales à la valeur des quantités consommées. Ces consommations sont calculées à partir du montant des ventes et du taux de marge saisi.
Par exemple, si en mars 2021 vous vendez 120€ de marchandises à un taux de marge commerciale de 20%, cela conduira à une consommation de marchandises stockées d’une valeur de 100€ en mars 2021.

Graphique calcul de stock min 1

Au total dans cet exemple, la contribution aux charges d’exploitation pour le mois de mars 2021 sera égale à la consommation de stock, soit 100€.
Comptablement, la variation de stock sera de -10€ car elle se calcule par différence entre le stock initial et le stock final.

Achats stockés ou non stockés

L’algorithme considère par défaut que vos achats sont non stockés, c’est à dire consommés dans leur totalité. Le paramètre Achats non stockés (saisie avancée de l’hypothèse d’achat)

Achats non stockes

concerne les approvisionnements consommés immédiatement ne faisant pas l’objet d’un inventaire de stock. Cela peut être le cas par exemple des petits matériels et fournitures utilisés dans le processus de production, qui sont achetés et consommés au fil de l’eau.

Dans ce cas, les stocks ne seront pas impactés par le montant d’achat saisi, qui est considéré comme immédiatement consommé, et apparaît de facto en charges d’exploitation.

Le choix Achats stockés, fait référence à un système où le montant d’achat saisi et le taux de marge impactent le niveau des stocks. 

Achats stockes

Le taux de marge

En finance d’entreprise, le taux de marge se calcule le plus souvent en divisant la marge par le coût d’achat hors taxes :

formule taux marge cout

Si vous raisonnez habituellement en marge par rapport au chiffre d’affaires, vous pouvez aussi définir le taux de marge ainsi :

formule taux marge ca

Inscrivez le taux de marge via la saisie avancée de vos hypothèses de ventes, et choisissez de quel type de taux de marge il s’agit : sur coût ou bien sur CA (chiffre d’affaires).

def taux marge ventes

NOTE : Par défaut, si vous avez chargé des états financiers antérieurs de l’entreprise, c’est le taux moyen calculé sur l’année précédente qui est utilisé. Toutefois, si le prévisionnel n’utilise aucun état financier antérieur, par défaut le taux de marge apparaîtra ainsi :

Auce consommation de marchandises -paramétrage par défaut

et aucune consommation de stock n’apparaîtra en charges d’exploitation. Il en va de même si vous n’activez par la Gestion avancée des stocks de marchandises et de matières premières. 

De la même manière vous pouvez choisir d’indiquer que les ventes ne consomment aucun stock : dans ce cas sélectionnez Aucune consommation :

Aucun taux de marge commerciale
et, ainsi, aucune consommation de stock n’apparaîtra en charges d’exploitation en rapport à ces ventes.

L'outil calculatrice

L’outil « calculatrice » Icone calculatrice peut vous aider à calculer votre taux de marge, sur la base du prix de vente et du prix d’achat que vous saisissez directement dans la fenêtre qui s’affiche.

Cet outil vous permet également de choisir d’utiliser le taux de marge sur coûts ou le taux de marge sur chiffre d’affaires.

Calculatrice Calcul taux de marge

Contrôles des prévisions

Afin de comprendre, vérifier et maîtriser les projections calculées dans Evaltonbiz, différents outils sont à votre disposition pour contrôler les stocks et leur évolution, mais aussi leur impact en trésorerie, en compte de résultat et sur le bilan.

Suivi des stocks

Vous avez à votre disposition un outil de suivi de l’évolution des stocks, pour contrôler si les stocks prévisionnels calculés sont cohérents et conformes à vos prévisions Celui-ci est accessible depuis le menu OUTILS ou directement sous forme de widget via le menu de personnalisation de votre environnement d’analyse Gerer lenvironnement danalyse min.
Outils de suivi de l evolution des stocks min

L’outil vous préviendra notamment si vos stocks prévisionnels deviennent négatifs, c’est-à-dire si vous consommez plus que vous n’achetez. Cela peut par exemple se produire si les approvisionnements saisis sont insuffisants pour couvrir les besoins correspondant aux ventes prévisionnelles.

A l’inverse si les stocks prévisionnels apparaissent très élevés, interrogez-vous sur la nécessité opérationnelle de conserver autant de stocks (sachant que le stock génère du besoin en fonds de roulement et donc consomme de la trésorerie), ou bien vérifiez les paramétrages, notamment les taux de marge qui peuvent conduire à des consommations de stocks inférieures à ce que les ventes utilisent réellement.

Trésorerie, compte de résultat et bilan

Voyons comment cela se traduit dans les projections de trésorerie, de bilan et de compte de résultat si l’on prend par exemple les hypothèses suivantes :

  1. 110€ HT d’achat stockés mensuels
  2. 120€ HT de ventes de produits mensuelles
  3. 20% de taux de marge brute (i.e. il faut 100€ de matières premières pour faire un produit à 120€)

On retrouve 2 blocs paramétrés ainsi :

Exemple D'hypothèses d'achat et de vente de matières premières

Trésorerie

Vous pouvez voir le détail des hypothèses qui viennent impacter la prévision de trésorerie en cliquant sur Voir le détail disponible sur le graphique correspondant.
Détail des projections mensuelles de trésorerie

Côté Encaissements, on retrouve dans la ligne de Ventes production le montant mensuel de ventes TTC (120€ + 20% de TVA= 144€ TTC)

Côté Décaissements, on retrouve dans la ligne de Achats de matières premières le montant mensuel des achats TTC (110€ + 20% de TVA= 132€ TTC)

NOTE : le crédit de TVA est également automatiquement calculé. Voir l’article.

Bilan

Côté Actifs courant hors tréso, on retrouve dans les Stocks le détail par type de stock.
Sur la ligne dont stocks de matières premières on retrouve la valeur du stock, soit +10€ chaque mois.

Détail des projections mensuelles de bilan

Compte de résultat

Côté Produits d’exploitation, on retrouve dans la ligne dont chiffre d’affaire production le montant mensuel cumulés des ventes (+120€ chaque mois).

Côté Charges d’exploitation, on retrouve dans la ligne Consommations de matières premières:

  • dont achats de matières premières le montant mensuel cumulé des achats de matières premières (+110€ chaque mois)
  • dont variation stocks matières premières, la différence entre le stock initial et le stock final (solde entre les achats consommés et les achats réalisés soit 100€ – 110 € = -10€ chaque mois.)
Détail des projections mensuelles de compte de résultat

En résumé, ce qu'il faut retenir

Les règles à suivre pour obtenir une prévision de stocks cohérente sont les suivantes :

  • Sur chaque hypothèse d’achats, posez-vous la question : sont-ils stockés ou non ?
  • Sur chaque hypothèse de ventes utilisant des achats stockés, indiquez le taux de marge correspondant pour automatiser le calcul de consommation des stocks.
  • Veillez à la correspondance de vos types d’hypothèses :

ventes de marchandises ⇔ achats de marchandises,
et
ventes de produits ⇔ achats de matières premières

  • Vérifiez la cohérence des paramétrages entre achats (stockés ou non) et ventes (avec ou sans consommation de stock). Si les achats sont stockés, indiquez-en la consommation via le taux de marge dans les ventes. Si les ventes ne consomment pas de stock, alors vous devrez probablement paramétrer les achats comme non stockés (c’est-à-dire consommés immédiatement).
  • Utilisez l’outil de suivi de l’évolution des stocks pour contrôler la cohérence.
  • Un stock négatif indique que des ventes sont réalisées alors que les matières premières ou marchandises sont indisponibles en stock.
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